Nu zelf ermee aan de slag deed mij helemaal opleven! Dat zal ook komen doordat ik een ouderwetse voorliefde heb voor nuttige dingen op de computer en dit is me er één.
Had niet verwacht dat het zo snel en eenvoudig was documenten uit Word en sheets uit Excel te uploaden. En daarbij dat het zoveel op die programma's lijkt, zodat je er zo aan verder kunt. Het ging zo makkelijk dat ik even het voornemen had voortaan alles in Docs te doen, zelfs mijn boekhouding, maar toen Docs zonder mijn permissie iemand 'to share' én 'Can edit' aan een spreadsheet had toegevoegd, heb ik dat wilde plan nog even laten varen.
Voor de bibliotheek zie ik legio mogelijkheden, zeker omdat we nogal eens op verschillende filialen werkzaam zijn.
Als voorbeeld licht ik er één mogelijkheid uit, waarvan ik vooraf al dacht dat het nuttig zou kunnen zijn en ben dat gaan uitvoeren in Docs, omdat ik dat ook graag in de praktijk zou gebruiken (serieus gebruiken, niet als spel) voor het werk. 23Dingen te gebruiken daarvoor een eerste opzet te maken, leek me niet gek.
Voor BAH, de Bibliotheek aan Huis service op Middenhoven, waar ik verantwoordelijk voor ben, ben ik begonnen gegevens en administratieve zaken omtrent in Docs te zetten. Ik had bijvoorbeeld een heel Excel-overzicht met wie wanneer de boeken krijgt voor het hele jaar en dat zit nu, floep: in Docs. In een volgend tabblad de lijst met vrijwilligers toegevoegd en in gewone documenten de adressenlijst van de klanten en hun pasnummerlijst ge-upload. En dat alles weer in een mapje 'BAH-Middenhoven' opgeborgen.
Zondag vanuit huis een uitnodiging tot 'share' aan Middenhoven gestuurd, en die maandagochtend toen ik er was vrolijk geaccepteerd. Et voila.
Nu heb ik vrijwel alles t/m juni ge-update, alleen nog de laatste gegevens van twee nieuwe klanten toevoegen. Het handige is nu dat je het overal kunt bijwerken tot waar je kan. Geen gedoe meer met usb-stickies enzo!
Omdat ik het te privacy-gevoelig vind al deze informatie te gaan delen op dit blog, doe ik dat niet (met permissie van de coach) en zet ik er als impressie alleen wat knipsels op.
Afgesproken is met het filiaalhoofd dat we er komend werkoverleg aandacht aan zullen besteden, zodat alle desbetreffende collega's er ook gebruik (en genot) van kunnen maken.
Het mooiste zou natuurlijk zijn als je ook tijd had al hun persoonlijke gegevens in te voeren, zoals hun boekvoorkeuren e.d., die nu met pen staan ingevuld op formulieren (en steeds worden doorgekrast, omdat voorkeuren en wensen ook kunnen veranderen), maar ik vrees dat in de praktijk daar weinig tijd voor zal zijn.
Maar deze praktische informatie nu in Docs te hebben lijkt me al grote winst. Stel, dat je eens vanuit een ander filiaal iets wil of moet voor BAH, of je denkt dat je iemand vergeten bent, of een vrijwilliger belt op het laatste moment af: je kan zo bij het schema en alle telefoonnummers om ermee aan de slag te gaan.
Of stel, Middenhoven zou verdwijnen, en de boekenpakketten moeten vanuit andere plekken worden gemaakt of worden verdeeld over filialen..., of stel, dat ik zelf zou verdwijnen, dan zou het toch handig zijn dat je met een druk op de knop de boel overdraagt?
Daarom leg ik straks, als alles helemaal compleet is, nog een linkje 'to share' naar de centrale administratie en daarmee is dan mijn Google Docs experiment compleet.
Alhoewel, ik zou graag nog van iemand horen hoe, en of het mogelijk is dat je van 'owner' kunt veranderen bij een document. Zou ook handig kunnen zijn.
Het enige wat ik jammer vind wat me nog niet gelukt is, is het uploaden van plaatjes. Ik had verwacht dat het net zo simpel zou zijn, en een paar keer geprobeerd, zowel via uploaden, als de 'drag and drop' functie, maar nog zonder resultaat. Krijg steeds 'rejected', 'try again': maar dan nog niet. Ik had graag het BAH-formulier voor huisbezoeken, dat ik als afbeelding heb ingescand, in het mapje erbij gedaan. Maar ja... Wie tips heeft: graag!
Oja, niet dat ik deze toepassing iemand zou aanraden, een leuk filmpje is het wel:
